PENDEKATAN SISTEM

4.2 Pendekatan Sistem
Manajer memecahkan masalah agar perusahaan dapat mencapai tujuanny. Selama
proses pemecahan masalah manajer membuat berbagai keputusan dan beberapa
elemen pemecahan masalah harus ada. Ketika proses pemecahan masalah mulai
berjalan, manajer berhati-hati dalam membedakan gejala dengan sebab.
Struktur masalah mempengaruhi cara pemecahan masalah. Masalah yang tidak
terstruktur harus dipecahkan oleh manajer, tetapi msalah yang terstruktur dapat
dipecahkan oleh komputer. Manager dan komputer dapat bekerja sama untuk
memecahkan masalah semi terstruktur.
Suatu pendekatan sistematis untuk pemecahan masalah telah dibuat dan disebut
pendekatan system. Pendekatan system terdiri dari tiga jenis usaha : persiapan, definisi
dan solusi. Dalam mempersiapkan pemecahan masalah, manajer memandang
perusahaan sebagai suatu system, Memahami lingkungan perusahaan dan
mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan. Dalam mendefinisikan
masalah, manajer bergerak dari tingkat system ke subsistem dan menganalisa bagianbagian
system menurut urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer
mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih yang terbaik,
menerapkannya, dan menindak lanjuti untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan.

Pemahaman Dasar Pemecahan Masalah & Pembuatan Keputusan
􀂉 Pentingnya pemecahan Masalah
Para manajer melakukan berbagai hal selain memecahkan masalah. Sbenarnya
pemecahan masalah mungkin hanya merupakan bagian kecil dari waktu yang
dimiliki para manajer. Namun pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan
pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Serangkaian
keputusan untuk memecahkan suatu masalah mungkin hanya membutuhkan sedikit
jam namun dapat mempengaruhi laba perusahaan hingga ribuan atau jutaan dolar.
􀂉 Pengambilan Keputusan dan pemecahan masalah
Dalam memecahkan masalah, seorang manajer akan membuat banyak keputusan.
Keputusan adalah pemilihan strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah
tindakan memilih strategi atau aksi yang diyakini manajer akan memberikan solusi
terbaik atas masalah tersebut. Biasanya ada beberapa strategi atau aksi yang
dapat dipertimbangkan manajer. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah
mengidentifikasi berbagai alternatif keputusan.

STRUKTUR MASALAH :
Seorang manajer mungkin memahami bahan sebagian persoalan lebih baik daripada
yang lain. Dimana struktur masalah dapat dilihat atas:
􀂉 Masalah Terstruktur : masalah yang terdiri dari elemen-elemen dan hubungan
antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah.
􀂉 Masalah Tak Terstruktur: berisi elemen-elemen atau hubungan antar elemen
yang tidak dapat dipahami oleh pemecah masalah. Penghitungan atau masalah
tak terstruktur sangat sulit, jika tidak mustahil.
􀂉 Masalah Semi Terstruktur : adalah masalah yang berisi sebagian elemen atau
hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.
Pendekatan Sistem :
John Dewey seorang professor filosofi di Columbia University, mengidentifikasi tiga seri
penilaian yang terlibat dalam memecahkan suatu kontroversi secara memadai, yaitu :
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang Klaim Alternatif
3. Membentuk penilaian
Pendekatan Sistem dan CBIS
Sistem informasi berbasis komputer, atau CBIS dapat digunakan sebagai system
dukungan (support system) ketika menerapkan pendekatan system. Subsistem CBIS
mungkin juga mendukung beberapa keputusan mungkin semua yang diperlukan untuk
memecahkan masalah tersebut. Pendekatan system berfungsi sebagai jembatan antara
masalah dan CBIS, memberikan suatu kerangka kerja untuk beragam keputusan.

Adapun Tahap dan Langkah dari Pendekatan Sistem :
TAHAP I : USAHA PERSIAPAN
Langkah 1 Memandang perusahaan sebagai suatu system
Langkah 2 Mengenali system lingkungan
Langkah 3 Mengidentifikasi subsistem perusahaan
TAHAP II : USAHA DEFINISI
Langkah 4 Bergerak dari tingkat system ke subsistem
Langkah 5 Menganalisis bagian system dalam urutan tertentu
TAHAP III : USAHA SOLUSI
Langkah 6 Mengidentifkasi solusi alternatif
Langkah 7 Mengevaluasi solusi alternatif
Langkah 8 Memilih solusi terbaik
Langkah 9 Menerapkan solusi terbaik
Langkah 10 Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa
solusi itu efektif

Faktor-faktor pribadi yang mempengaruhi Pemecahan Masalah
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan yang unik. Gaya mereka mempengaruhi
bagaimana mereka terlibat dalam Merasakan Masalah, Mengumpulkan Informasi, dan
menggunakan Informasi.
􀂉 Merasakan Masalah (Problem Sensing Styles) :
1. Penghindari Masalah (Problem Avoider) : Manajer ini mengambil sikap positif
dan menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi
kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya
sepanjang perencanaan berlansung.
2. Pemecah Masalah (Problem Solver) : Manajer ini tidak mencari masalah juga
tidak mengahanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.
3. Pencari Masalah (Problem Seeker) : Manajer ini menikmati pemecahan masalah
dan mencarinya.
􀂉 Mengumpulkan Informasi :
1. Gaya Teratur (Perceptive Sytle) : Manajer jenis ini mengikuti management by
Exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan
bidang minatnya.
2. Gaya Menerima (Receptive Sytle) : Manajer jenis ini ingin melihat semuanya,
kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang
lain dalam organisasi.
􀂉 Menggunakan Informasi (Information Using Sytle):
1. Gaya Sistematis (Systematic Style) : Manajer memberi perhatian khusus untuk
mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan system.
2. Gaya Intuitif (Intuitive Style) : Manajer tidak lebih menyukai suatu metode
tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.
Menempatkan Pendekatan Sistem dalam Perspektif:
1. Pendekatan system sebenarnya hanyalah akal sehat (Comman Sense)
2. Pendekatan system hanyalah suatu cara untuk memecahkan masalah.
3. Pendekatan system adalah metodologi system dasar. Metodologi adalh suatu
cara yang telah ditetapkan untuk melaksanakan sesuatu.